DIANA ALEJANDRA RODRIGUEZ OCAÑA

1.1       Componentes de la pantalla de Excel

Inicia Excel, aparece el libro de cálculo Libro 1 con las herramientas necesarias para poder comenzar a trabajar.

La pestaña Inicio  proporciona un acceso fácil a los comandos de uso más frecuentes

Excel es una herramienta muy eficaz para obtener información con significado a partir de grandes cantidades de datos

v  Nos permite manejar grande volúmenes de datos

v  Funciona muy bien con cálculos sencillos y para realizar el seguimiento de casi cualquier tipo de información

v  Trabaja con celdas y es cuadriculada la hoja de Excel para hacer más rápido el proceso

v  Las celdas pueden contener números, texto o formulas

v  Los datos se escriben en las celdas y se agrupan en filas y columnas

v  Permite sumar datos, ordenarlos y filtrarlos, ponerlos en tablas y crear gráficos muy visuales.

 

Ventajas de usar Excel

 

v  Introducir datos con rapidez y exactitud

v  Recalcular datos con facilidad: permite corregir mecanográficos o actualizar los datos y los resultados de tales cambios se recalculan automáticamente

v  Cambiar el aspecto de la información: proporciona recursos para modificar el aspecto de la información a fin de que sea visualmente atractiva y fácil de entender

v  Crear gráficos: facilita la creación de gráficos basados en la información de la hoja de trabajo y los actualiza automáticamente a medida que los datos cambian.

v  Crear rápidamente hojas de trabajo a partir de otras ya existentes

 

Desventajas

 

v  Hay que comprarlo y no es barato

v  Solo es compatible con Windows y con Mac

v  Los archivos ocupan mucho espacio, aunque hagas cálculos sencillos

  1.2 Entrar datos en una hoja de trabajo

Simplemente haga clic en la celda donde va a entrar los datos, la celda será seleccionada y podrá comenzar a escribir. Observe que tanto en la celda activa como en la barra de fórmulas aparece lo que escribe

 

 

Desplazamiento por la hoja de cálculo

Una hoja de cálculo en Excel consta de 16,384 columnas y 1,048,576 filas. La ventana sólo despliega una parte de la hoja de cálculo por lo que es importante conocer cómo desplazarse o moverse a través de ella.

Movimiento	Teclado
Celda abajo	↓
Celda arriba	↑
Celda derecha	→
Celda izquierda	←
Pantalla abajo	[Av Pag] [Page Up]
Pantalla arriba	[Re Pag] [Page Down]
Celda A1	[Ctrl] + [Inicio] [Ctrl+Home]

       

 

 

 

otra forma mas rápida es:

En el cuadro de diálogo que le aparecerá en la hoja, escriba la referencia de la celda (Ejemplo: G145). De esta manera el programa rápidamente le llevará y activará dicha celda.

Entrar texto

En Excel, cualquier grupo de caracteres que contenga letra, guión o espacio se considera texto. Cuando entra texto en una celda, Excel alinea el mismo al lado izquierdo de la celda y si excede el ancho de la celda, el sobrante de los caracteres se despliega en las celdas de la derecha mientras estas otras celdas no tengan contenido.

Si una celda contiene cualquier otro carácter, incluyendo espacios, Excel lo considera como texto. Cuando asigna cantidades numéricas a una celda, los caracteres quedan alineados a la derecha de la celda. Ocurre lo opuesto a cuando insertamos texto.

 

Modificar la hoja de trabajo

Seleccionar celdas

Antes de ejecutar cualquier modificación en los datos de la hoja de trabajo, tendremos que seleccionar la celda o el grupo de celdas que va a ser editado.

1. Para seleccionar una celda, simplemente haga clic sobre la celda que desee.

2. Para seleccionar un grupo de celdas adyacentes, haga clic sobre la primera celda, mantenga presionado el botón izquierdo del ratón y arrastre hasta la última celda a seleccionar.

3. Para seleccionar un grupo de celdas dispersas, haga clic sobre la primera celda, luego mantenga presionada la tecla [Ctrl] y haga clic sobre las demás celdas.

4. Para seleccionar una columna haga clic sobre la letra que identifica la columna.

5. Para seleccionar una fila haga clic sobre el número que identifica la fila.

Cambiar el tamaño las columnas

 Identifique la columna que desea agrandar o reducir (Ejemplo: Columna A).

 1. Ubique el apuntador del mouse en la línea que divide las letras de las columnas (Ejemplo: la línea que divide la columna A de la B).

 2. Haga doble clic, sobre la línea para ajusta automáticamente el tamaño de la

Columna.

También puede ampliar o reducir el tamaño de la columna manualmente haciendo clic en la división de ambas columnas y manteniendo el mouse oprimido, arrastre horizontalmente hasta lograr el ancho deseado.

                                  

 

 Cambiar el tamaño las filas

1. Identifique la fila que desea agrandar o reducir (Ejemplo: Fila 1).

2. Ubique el apuntador del mouse en la línea que divide los números de las filas (Ejemplo: la línea que divide la fila 1 de la 2).

 3. Haga doble clic, sobre la línea para ajustar automáticamente el tamaño de la fila.

 

Función autoformato

 A partir de la versión 2007, Excel ha creado una colección de estilos de tabla preestablecidos que puede aplicar a un grupo de celdas. Estos incluyen tipo y color de letra, bordes y orientación del texto y los números.

1. Seleccione el grupo de celdas a las cuales quiere aplicar el nuevo formato.

2. Haga clic en la pestaña inicio y del grupo estilo, seleccione formato de tabla.

3. Una vez haya seleccionado el autoformato, presione OK.

                                          

                                              

Insertar o remover filas y columnas

En ocasiones es necesario actualizar la hoja de trabajo y por consiguiente insertar o eliminar datos de filas o columnas.

1. Haga clic sobre una celda de la fila o columna que desea añadir o eliminar.

2. Haga clic en la pestaña inicio y del grupo Cells, haga clic en Insertar, Insertar celda   o Insertar Columna para añadir filas o columnas, respectivamente. Las columnas se añaden a la derecha de la celda activa y las filas se añaden sobre la celda activa.

Crear formulas

Una fórmula es una combinación de números constantes, referencias a celdas, operaciones aritméticas y/o funciones cuyo resultado aparece en la celda donde se crea la fórmula.

 1.3 Entrar fórmulas usando operaciones aritméticas

1. Seleccione la celda donde creará la fórmula. En este lugar será donde obtendrá el resultado de la misma (Ejemplo: celda E3).

 2. Escriba el signo de igual ( = ) para iniciar el desarrollo de una fórmula. En este caso multiplicaremos Costo por unidad (celda C3) por la Cantidad (celda D3) para calcular el Costo estimado.

3. Seleccione las celdas y los operadores aritméticos (^ % * / + -) correspondientes que compondrán la fórmula.
                                    

Entrar fórmulas usando funciones

Una fórmula puede incluir una función o tarea computacional predeterminada. Las fórmulas están divididas por varias categorías. Las mismas se pueden acceder desde la pestaña Formulas, en el grupo Function Library.

Para utilizar una fórmula de sumatoria:

1. Seleccione la celda que contendrá la fórmula. En esta celda es donde se mostrará el resultado.

En este caso, deseamos obtener el total de la columna de Costo por Unidad, por lo que seleccionaremos la celda C10.

2. En la pestaña Formulas, haga clic en la categoría AutoSuma del grupo Function Library y seleccione la función AutoSuma.

3. Podrá observar que al activar esta función, Excel automáticamente desarrolla la fórmula y la presenta en la celda para su aceptación o rechazo, marcando con líneas entrecortadas el grupo de celdas que sumará.

 4. Si el grupo de celdas que se desean sumar está correcto, oprima la tecla de [ENTER], de lo contrario, deberá seleccionar el grupo de celdas que desea sumar y posteriormente oprima la tecla de [ENTER] para aceptar el cambio.

5. Si activamos nuevamente la celda C10, observaremos en la barra de fórmulas aparecerá =SUM(C3:C8). Esta fórmula indica que se va a efectuar una suma de los valores que se encuentran en las celdas de la C3 hasta la celda C8.

                                                  

 

copiar formulas

El copiar fórmulas permite reutilizar las que ya se han generado. Las fórmulas repetitivas sólo se crean una vez y se copian a las celdas que sean necesarias. Se recomienda utilizar la opción Autorelleno de la celda que contiene la fórmula y arrastrar a las que la necesiten.

En este ejemplo, copiaremos la fórmula de Costo estimado de la celda D3 a la celda D8. Para esto:

1. Haga clic en la celda que tiene la fórmula (Ejemplo: D3).

2. Haga clic en el Fill Handle de la celda y arrastre hasta la celda D8

1.4 Creación de gráficas

 Antes de crear una gráfica debemos planificar, identificar qué queremos representar en ella y cómo queremos que luzca.

Para esto:

1. Seleccione el área o los datos que utilizará para crear la gráfica. Recuerde, si los datos no están adyacentes, utilice la tecla [Ctrl] para seleccionarlos.

2. Haga clic en la pestaña Insertar, y del grupo gráficos, haga clic en el estilo de gráfica que desea crear con los datos que seleccionó en el Paso

                                        

Si desea moverla a una hoja a parte, simplemente haga clic en la pestaña Diseño, de herramientas de gráficos (pestañas que aparecen al seleccionar la gráfica) y en el grupo ubicación, haga clic a Mover grafico. Le aparecerá un cuadro de diálogo que le ofrecerá dos opciones:

1. hoja nueva Le permite mover la gráfica a una nueva hoja. La misma ocupará toda la hoja y saldrá de tamaño completo de la misma.

2. objeto en: Le ofrece la opción de dejarla como un objeto dentro de una hoja de cálculo en particular. Le permite seleccionar a su vez la hoja de cálculo que desea colocarla.

Al seleccionar la gráfica, aparecerá una nueva pestaña en la cinta de opciones, titulada herramientas de gráficos. Ésta contiene una serie de funciones que puede aplicarle a la

 

gráfica seleccionada.

Diseño: Permite cambiar el tipo de gráfica, cambiar el grupo de datos de la gráfica, cambiar la estructura y hasta el estilo de la gráfica.

Presentación: Permite añadir título, leyenda o describir cada componente de la gráfica.

 

Formato: Permite aplicar formato personalizado a cada ítem dentro de la tabla. Como por ejemplo, cambiar el color de una sola columna (con doble clic se selecciona la columna deseada).