IRIS NAHXIELY SALINAS GUZMAN

1.1       Componentes de la pantalla de Excel

Una vez inicia Excel, aparece el libro de cálculo Book1 con las herramientas necesarias para poder comenzar a trabajar.

 Cinta de opciones

Las fichas o pestañas de la Cinta de opciones muestran los comandos más importantes para cada una de las áreas de tareas en las aplicaciones. Por ejemplo, en MS Excel 2010, la pestañas agrupan los comandos de actividades, tales como: insertar objetos (imágenes y tablas), crear diseños de página, trabajar con fórmulas, datos y revisar.

La pestaña Home (Inicio) proporciona un acceso fácil a los comandos de uso más frecuentes.

Ventajas:

*Introducir datos con rapidez y exactitud

*Recalcular datos con facilidad

*Cambiar el aspecto de la información: fácil de entender

*Crear graficos

*Crear hojas de trabajo a partir de otras existentes

Desventajas:

*Hay que comprarlo y no es tan barato

*Solo es compatible con Windows y mac

*Los archivos ocupan mucho espacio

1.2 Entrar datos en una hoja de trabajo

En cada una de las celdas que componen la hoja de trabajo se puede entrar texto, números y fórmulas. Simplemente haga clic en la celda donde va a entrar los datos, la celda será seleccionada y podrá comenzar a escribir. Observe que tanto en la celda activa como en la barra de fórmulas aparece lo que escribe.

 Desplazamiento por la hoja de cálculo

Una hoja de cálculo en Excel consta de 16,384 columnas y 1,048,576 filas. La ventana sólo despliega una parte de la hoja de cálculo por lo que es importante conocer cómo desplazarse o moverse a través de ella.

Si la celda no está visible en la hoja de trabajo, utilice las barras de desplazamiento, haga clic en la pestaña Home y del grupo Edicion, seleccione Find & Select y luego seleccione el comando Go to de diálogo que le aparecerá en la hoja, escriba la referencia de la celda (Ejemplo: G145). De esta manera el programa rápidamente le llevará y activará dicha celda.

 Entrar texto

En Excel, cualquier grupo de caracteres que contenga letra, guión o espacio se considera texto. Cuando entra texto en una celda, Excel alinea el mismo al lado izquierdo de la celda y si excede el ancho de la celda, el sobrante de los caracteres se despliega en las celdas de la derecha mientras estas otras celdas no tengan contenido.

 Modificar la hoja de trabajo

Seleccionar celdas.

1. Para seleccionar una celda, simplemente haga clic sobre la celda que desee.

2. Para seleccionar un grupo de celdas adyacentes, haga clic sobre la primera celda, mantenga presionado el botón izquierdo del ratón y arrastre hasta la última celda a seleccionar.

3. Para seleccionar un grupo de celdas dispersas, haga clic sobre la primera celda, luego mantenga presionada la tecla [Ctrl] y haga clic sobre las demás celdas.

4. Para seleccionar una columna haga clic sobre la letra que identifica la columna.

5. Para seleccionar una fila haga clic sobre el número que identifica la fila.

 Cambiar el tamaño las columnas

Identifique la columna que desea agrandar o reducir (Ejemplo: Columna A).

1. Ubique el apuntador del mouse en la línea que divide las letras de las columnas (Ejemplo: la línea que divide la columna A de la B).

2. Haga doble clic, sobre la línea para ajustar automáticamente el tamaño de la

columna.

 Cambiar el tamaño las filas

1. Identifique la fila que desea agrandar o reducir (Ejemplo: Fila 1).

2. Ubique el apuntador del mouse en la línea que divide los números de las filas (Ejemplo: la línea que divide la fila 1 de la 2).

3. Haga doble clic, sobre la línea para ajustar automáticamente el tamaño de la fila.

 Formato de las celdas

1. Seleccione la celda o grupo de celdas que desee modificar.

2. Haga clic en la pestaña Home.

3. Del grupo Cells, haga clic en Format y luego en Format Cells.

 Descripción de las pestañas de la ventana Format Cells

 Number: forma en que se despliegan o visualizan los números en la hoja de trabajos.

 Función autoformato

1. Seleccione el grupo de celdas a las cuales quiere aplicar el nuevo formato.

2. Haga clic en la pestaña Home y del grupo Styles, seleccione Format as Table.

3. Una vez haya seleccionado el autoformato, presione OK.

 Insertar o remover filas y columnas

1. Haga clic sobre una celda de la fila o columna que desea añadir o eliminar.

2. Haga clic en la pestaña Home y del grupo Cells, haga clic en Insert, Insert Sheet Rows o Insert Sheet Columns para añadir filas o columnas, respectivamente. Las columnas se añaden a la derecha de la celda activa y las filas se añaden sobre la celda activa.

 Para eliminar filas o columnas,

1. Seleccione la fila o la columna que desea eliminar

2. En la pestaña Home, haga clic en Delete que se encuentra en el grupo Cells.

 Nombrar hojas de trabajo

Inicialmente cada libro de cálculos contiene tres hojas de trabajo llamadas Sheet1, Sheet2 y Sheet3. Para esto:

1. Haga doble clic sobre el nombre de la hoja que desea renombrar (Ejemplo: Sheet1).

2. Escriba el nombre que identificará la hoja de ahora en adelante y presione [ENTER] para aceptarlo.

Para asignarle color a la pestaña de la hoja de trabajo:

1. Haga right-clic sobre la pestaña que acaba de nombrar. Seleccione la opción Tab Color… para asignarle color a la pestaña.

2. Haga clic en el color deseado.

 Guardar un libro de cálculos

Para guardar un libro de cálculos haga clic sobre el icono ubicado en el extremo superior izquierdo o haga clic en la pestaña File y seleccione Save As o Save.

 Imprimir una hoja de trabajo

1. Antes de imprimir verifique que la impresora esté conectada y lista para imprimir.

2. Puede seleccionar el grupo de columnas y filas de la hoja de trabajo que

3. Desea imprimir. El grupo de celdas que seleccione se denomina el área de impresión. Si no selecciona un área, Excel automáticamente selecciona el área

4. Haga clic en el la pestaña File y seleccione Print para modificar las opciones de impresión.

5. Modifique las opciones de impresión

6. Finalmente, haga clic en Print para comenzar la impresión de la hoja de trabajo

 Crear un nuevo libro de cálculos

Si desea crear un nuevo libro de cálculos.

1. Haga clic en la pestaña File y luego en New.

2. La pantalla se dividirá en 3 columnas. La columna central muestra una galería de plantillas que podemos usar para crear una nueva hoja de cálculos

Para abrir un libro de cálculos previamente creado

1. Haga clic en la pestaña File y luego en Open.

2. Le aparecerá el cuadro de diálogo Open. Busque y seleccione el archivo que desea abrir y luego haga clic en el botón Open.

 Crear formulas

Se puede asignar una fórmula a una celda y Excel calcula el resultado. Una fórmula es una combinación de números constantes, referencias a celdas, operaciones aritméticas y/o funciones cuyo resultado aparece en la celda donde se crea la fórmula.

1.3 Entrar fórmulas usando operaciones aritméticas

1. Seleccione la celda donde creará la fórmula. En este lugar será donde obtendrá el resultado de la misma (Ejemplo: celda E3).

2. Escriba el signo de igual ( = ) para iniciar el desarrollo de una fórmula. En este caso multiplicaremos Costo por unidad (celda C3) por la Cantidad (celda D3) para calcular el Costo estimado.

3. Seleccione las celdas y los operadores aritméticos (^ % * / + -) correspondientes que compondrán la fórmula.

4. Oprima [ENTER] para aceptar el cambio. Podrá observar que el resultado de la multiplicación de la celda C3 y D3 se observa en la celda donde creamos la fórmula, celda D3. La fórmula se visualizará en la Barra de fórmulas de la siguiente manera:

 Entrar fórmulas usando funciones

Una fórmula puede incluir una función o tarea computacional predeterminada. Las fórmulas están divididas por varias categorías. Las mismas se pueden acceder desde la pestaña Formulas, en el grupo Función Library.

Para utilizar una fórmula de sumatoria:

1. Seleccione la celda que contendrá la fórmula. En esta celda es donde se mostrará el resultado.

En este caso, deseamos obtener el total de la columna de Costo por Unidad, por lo que seleccionaremos la celda C10.

2. En la pestaña Formulas, haga clic en la categoría Autosuma del grupo Función Library y seleccione la función Autosuma.

3. Podrá observar que al activar esta función, Excel automáticamente desarrolla la fórmula y la presenta en la celda para su aceptación o rechazo, marcando con líneas entrecortadas el grupo de celdas que sumará.

4. Si el grupo de celdas que se desean sumar está correcto, oprima la tecla de [ENTER], de lo contrario, deberá seleccionar el grupo de celdas que desea sumar y posteriormente oprima la tecla de [ENTER] para aceptar el cambio.

5. Si activamos nuevamente la celda C10, observaremos en la barra de fórmulas aparecerá =SUM(C3:C8). Esta fórmula indica que se va a efectuar una suma de los valores que se encuentran en las celdas de la C3 hasta la celda C8.

 Copiar formulas

Para esto:

1. Haga clic en la celda que tiene la fórmula (Ejemplo: D3).

2. Haga clic en el Fill Handle de la celda y arrastre hasta la celda D8.

1.4 Creación de gráficas

Antes de crear una gráfica debemos planificar, identificar qué queremos representar en ella y cómo queremos que luzca. En este caso, crearemos una gráfica de columna 3D para representar el costo estimado por tipo de gasto.

Para esto:

1. Seleccione el área o los datos que utilizará para crear la gráfica. Recuerde, si los datos no están adyacentes, utilice la tecla [Ctrl] para seleccionarlos.

2. Haga clic en la pestaña Insert, y del grupo Chart, haga clic en el estilo de gráfica que desea crear con los datos que seleccionó en el Paso

Observe que la gráfica se creó en la misma hoja donde creó la tabla. Usted puede mover la misma, como si fuera una imagen, clipart, textbox, shape o cualquier otro objeto.

Si desea moverla a una hoja a parte, simplemente haga clic en la pestaña Design, de Chart Tools (pestañas que aparecen al seleccionar la gráfica) y en el grupo Locación, haga clic a Mover Chart. Le aparecerá un cuadro de diálogo que le ofrecerá dos opciones:

1. New sheet: Le permite mover la gráfica a una nueva hoja. La misma ocupará toda la hoja y saldrá de tamaño completo de la misma.

2. Object in: Le ofrece la opción de dejarla como un objeto dentro de una hoja de cálculo en particular. Le permite seleccionar a su vez la hoja de cálculo que desea colocarla.

Al seleccionar la gráfica, aparecerá una nueva pestaña en la cinta de opciones, titulada Chart Tools. Ésta contiene una serie de funciones que puede aplicarle a la gráfica seleccionada.

 Design: Permite cambiar el tipo de gráfica, cambiar el grupo de datos de la gráfica, cambiar la estructura y hasta el estilo de la gráfica.

 Leyenda: Permite añadir título, leyenda o describir cada componente de la gráfica.

 Formato: Permite aplicar formato personalizado a cada ítem dentro de la tabla. Como por ejemplo, cambiar el color de una sola columna (con doble clic se selecciona la columna deseada